Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist ein strukturierter Datensatz, der es ermöglicht, Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu übermitteln, zu empfangen und maschinell zu verarbeiten. Sie besteht aus rein digitalen Daten, üblicherweise in XML-Formaten, und bietet damit eine maschinell auswertbare Grundlage, im Gegensatz zu klassischen Papierrechnungen oder unstrukturierten PDFs. Eine E-Rechnung kann von System zu System automatisch weiterverarbeitet werden – das reduziert den manuellen Aufwand enorm.
Verschickt wird sie meist per E-Mail oder über spezielle Rechnungsportale, aber sie ist nicht einfach eine angehängte Datei. Der relevante Unterschied besteht darin, dass E-Rechnungen zentrale Angaben wie Rechnungsnummer, Betrag oder Steuersätze in festgelegten Datenfeldern enthalten. Das ermöglicht Unternehmen, die Rechnungen automatisiert in ihre Buchhaltungssoftware einzulesen, zu prüfen und zu archivieren. Mit der korrekten technischen Struktur erfüllt eine E-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen und ist revisionssicher. Viele Unternehmen nutzen dafür Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung, die speziell für die Anforderungen der digitalen Buchführung in Deutschland und Europa entwickelt wurden.
Im geschäftlichen Verkehr wird immer häufiger eine E-Rechnung nach gesetzlich definierten Regeln gefordert. Die wichtigsten Grundlagen liegen in der europäischen Norm EN 16931, die genaue Anforderungen an Datensätze und Übermittlungswege stellt. Nur, wenn eine Rechnung die geforderten Informationen in strukturierter Weise (z.B. als XML-Datensatz) liefert, gilt sie offiziell als E-Rechnung und wird, wie künftig in Deutschland verpflichtend, anerkannt.
E-Rechnungspflicht ab 2025 – Was Unternehmen beachten müssen
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Diese Vorgabe erfolgt im Rahmen eines größeren Programms zur Digitalisierung im Steuerwesen. Sobald die neuen Regeln greifen, müssen Unternehmen Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format empfangen können. Ziel ist eine medienbruchfreie Verarbeitung und die bessere Kontrollierbarkeit von Geschäftsprozessen durch die Finanzbehörden.
Bereits ab diesem Zeitpunkt dürfen Papierrechnungen oder nur als PDF gesendete Rechnungen bei geschäftlichen Transaktionen nicht mehr ohne Weiteres genutzt werden. Relevant ist dabei: Die E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Als Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD anerkannt, wobei die XRechnung vor allem bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern gefordert wird. Unternehmen stehen also vor der Aufgabe, ihre bestehenden Systeme entsprechend umzurüsten und Mitarbeiter zu schulen.
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen dürfen die Umstellung nicht unterschätzen. Hier lohnt es sich, frühzeitig einen klaren Fahrplan für die Implementierung zu entwickeln, um durch die E-Rechnungspflicht keine Verzögerungen im Rechnungswesen zu riskieren. Tools und Unterstützungsangebote gibt es mittlerweile von vielen Anbietern, etwa durch Kammern, Branchenverbände oder spezialisierte IT-Dienstleister.