E-Rechnungspflicht ab 2025: Pflichten und Fristen
Mit dem 1. Januar 2025 startet in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmensgeschäfte zwischen Firmen (B2B). Ab diesem Zeitpunkt reicht ein einfaches PDF nicht mehr aus, um steuerlich anerkannte Rechnungen an Geschäftskunden zu versenden. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format verschickt und empfangen werden. Diese Vorgabe trifft nahezu jedes Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche.
Alle Unternehmen müssen spätestens ab Jahresbeginn 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2025 müssen große Unternehmen auf E-Rechnungen setzen, kleinere Firmen erhalten bis 2027 Aufschub – spätestens ab 2028 muss jeder B2B-Rechnungsaustausch elektronisch erfolgen. Die Pflicht betrifft nicht den Kontakt zu Privatkunden (B2C); für diese sind weiterhin klassische Rechnungsformate zulässig. Kleinunternehmer und bestimmte Sonderfälle bleiben ebenfalls (vorerst) von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können.
Einführung zur E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland
Seit 2025 haben Unternehmen im B2B-Bereich nicht mehr die freie Wahl, ob sie Rechnungen in Papierform, PDF oder anderen Formaten versenden. Gesetzlich vorgeschrieben sind nun strukturierte E-Rechnungen nach europäischem Standard (EN 16931), wodurch eine durchgehende digitale Verarbeitung möglich ist. Ziel ist die einheitliche, fehlerarme und effiziente Abwicklung von Rechnungsvorgängen. Bereits per Gesetz festgelegt sind die technischen Details: Die beiden in Deutschland am weitesten verbreiteten Formate, XRechnung und ZUGFeRD, entsprechen den geforderten Standards.
Ab Anfang 2025 müssen Firmen E-Rechnungen empfangen können, unabhängig davon, ob sie selbst zur Ausstellung verpflichtet sind. Eine E-Mail mit einem XML-Anhang oder der Download aus einem Portal genügt technisch meist; im Hintergrund ist aber häufig eine spezielle Software notwendig, um die Rechnungsdaten tatsächlich zu lesen und zu verarbeiten. Für viele Unternehmen ist die Einführung der E-Rechnungspflicht der Impuls, bestehende Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren und zukunftsfähig zu gestalten.
Ziele und Hintergründe der E-Rechnungspflicht
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt der Gesetzgeber mehrere konkrete Ziele. Einerseits steht die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft im Vordergrund: Unternehmen sollen weniger mit Papierunterlagen oder halb-digitalen Prozessen arbeiten, sondern Buchhaltung und Geschäftsprozesse komplett digital abwickeln können. Durch einheitliche E-Rechnungen kann jedes System Rechnungen direkt verarbeiten, was Fehlerquellen und den zeitlichen Aufwand verringert.
Ein weiterer Aspekt betrifft die Steuertransparenz und Betrugsprävention. Manipulationen an Rechnungen oder das Erstellen von Scheinrechnungen werden durch die klaren Vorgaben für E-Rechnungsformate erheblich erschwert. Perspektivisch bildet die E-Rechnung zudem die technische Grundlage für digitale Meldesysteme an die Finanzverwaltung – ein Schritt, den viele EU-Länder bereits vollzogen haben. Dieses Vorgehen steht auch im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA).
Nicht zuletzt erlaubt die Umstellung auch Kosteneinsparungen: Digitale Rechnungsprozesse senken den Verwaltungsaufwand und sorgen für schnellere Zahlungsläufe zwischen Unternehmen. Das Zusammenspiel aus standardisierten Rechnungsformaten und automatisierten Abläufen schafft somit Vorteile für Wirtschaft und Staat. Die Umstellung bringt aber auch Anfangsinvestitionen mit sich, insbesondere für Firmen, die bislang auf klassische Prozesse oder Einzelsoftware setzen.
Gesetzliche Grundlagen und Übergangsfristen für die E-Rechnung
Die Pflicht zur E-Rechnung wurde durch das Wachstumschancengesetz im März 2024 rechtlich festgeschrieben und betrifft vorrangig Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen. Während zuvor auch unstrukturierte Formate (z.B. PDF per Mail) als elektronische Rechnung galten, ist nun einzig das strukturierte elektronische Rechnungsformat nach Norm EN 16931 anerkannt. Dies umfasst die vollen Pflichtangaben nach Umsatzsteuergesetz und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung.
Für die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht gelten verschiedene Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen für B2B-Umsätze weiterhin als Papierdokument oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF versandt werden. Ab 2027 ist diese Erleichterung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro möglich. Ab 2028 gilt die strenge Pflicht für alle Unternehmen – Ausnahmen gibt es dann nur noch in wenigen, gesetzlich konkret benannten Fällen.
Geltungsbereich: Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für jeden Unternehmer, der eine geschäftliche Tätigkeit im Inland ausübt und steuerbare Umsätze an andere Unternehmen erbringt. Dazu zählen Einzelunternehmen, Freiberufler, Personengesellschaften sowie Kapitalgesellschaften. Entscheidend ist stets, dass beide Vertragspartner ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland haben. Grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen oder Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht ausdrücklich ausgenommen.
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, sind aber nicht zur Ausstellung verpflichtet. Besondere Regelungen gelten auch für steuerfreie Leistungen oder Vereine mit nicht-unternehmerischer Tätigkeit. Wichtig: Die Pflicht zum Empfangen einer E-Rechnung trifft alle Unternehmen, ein funktionierendes E-Mail-Postfach reicht dazu aus – das Versenden strukturiert elektronischer Rechnungen ist hingegen an Fristen und bestimmte Voraussetzungen gekoppelt.
Wichtige Termine und Fristen im Überblick
Eine Umstellung wie die E-Rechnungspflicht braucht klare zeitliche Vorgaben, damit Unternehmen ihre Prozesse entsprechend anpassen können. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Terminen:
| Zeitraum | Pflicht zum Empfang | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen | Ausnahmen |
|---|---|---|---|
| 2025–2026 | ja | nein | Papierrechnung/PDF weiterhin möglich |
| 2027 | ja | ja (bei Umsatz > 800.000 €) | Kleinere Unternehmen dürfen weiter PDF nutzen |
| ab 2028 | ja | ja | Keine, nur noch strukturierte E-Rechnung erlaubt |
Über diese zeitliche Staffelung hinaus besteht für bestimmte Sonderfälle wie EDI-Verfahren oder andere Zwischenlösungen ein Aufschub bis Ende 2027, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Übergangsregelungen bis zur vollständigen Umsetzung
Insbesondere kleine Unternehmen profitieren von den Übergangsregelungen, denn in den ersten Jahren bleibt der Versand klassischer Rechnungen in bestimmten Fällen weiterhin erlaubt. Wer im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, darf für 2027 noch Papierrechnungen oder PDF mit Zustimmung verschicken. Größere Unternehmen sind ab 2027 verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen auszustellen. Komplett verpflichtend ist der Versand für alle Unternehmen erst ab 2028, dann entfällt die Zustimmungspflicht für den Empfänger und nur noch das strukturierte elektronische Format ist zulässig.
Darüber hinaus gilt: Wer freiwillig bereits früher auf E-Rechnung umstellt, kann dies jederzeit tun – die gesetzlichen Fristen sind Mindestanforderungen, keine Wartezeiten. Bereits bestehende Branchenlösungen wie EDI dürfen bis Ende 2027 weiter genutzt werden, sofern sie die geforderten Datenstruktur-Anforderungen erfüllen oder die Zustimmung des Empfängers eingeholt wird.
Anforderungen und Ausnahmen der E-Rechnungspflicht
Mit der gesetzlichen Neuordnung ändern sich die Anforderungen an Rechnungen grundsätzlich: Anerkannt sind nur noch strukturierte Rechnungen – PDF, Word oder andere nicht strukturierte Formate zählen nicht mehr als gültige E-Rechnungen. Besonders relevant ist hierbei die Datenstruktur, denn maschinenlesbare Formate vereinfachen die Weiterverarbeitung für Buchhaltung und Steuerprüfung.
Darüber hinaus enthält das Gesetz klare Vorschriften, wer unter bestimmten Bedingungen weiterhin Papier- oder sonstige Rechnungen nutzen darf. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und spezielle Branchen wie der Verkauf von Fahrausweisen sind explizit ausgenommen. Auch steuerfreie Leistungen nach Umsatzsteuerrecht fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Pflichtangaben und zulässige E-Rechnungsformate
Eine gültige E-Rechnung setzt voraus, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen digital und strukturiert übermittelt werden. Zu den Pflichtangaben zählen:
- Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Leistungsbeschreibung und Zeitraum der Leistung
- Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Zulässige Formate für die E-Rechnung sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD (mindestens Version 2.0.1). XRechnung ist als rein strukturiertes XML-Format konzipiert und eignet sich besonders für die maschinelle Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme. ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument mit einer XML-Datei – maschinen- und menschenlesbar zugleich. Auch andere Formate sind zulässig, sofern sie kompatibel zur europäischen Norm EN 16931 sind und alle Pflichtfelder maschinell extrahierbar sind.
Ausnahmen: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Sonderfälle
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht ausnahmslos. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro sowie für Fahrausweise reicht weiterhin ein einfaches PDF oder Papierbeleg.
Steuerfreie Leistungen, etwa viele Finanzdienstleistungen oder Vermietungen, fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht. Vereine mit ausschließlich nichtunternehmerischer Tätigkeit, bestimmte staatliche Einrichtungen sowie Umsätze ins Ausland sind grundsätzlich ausgenommen. Dennoch empfiehlt es sich, selbst für diese Ausnahmefälle bereits interne Prozesse für den Empfang zu schaffen.
Umsetzung der E-Rechnungspflicht im Unternehmen
Für viele Betriebe bedeutet die E-Rechnungspflicht eine umfassende Umstellung der bestehenden Buchhaltungs- und IT-Prozesse. Ab 2025 reicht ein einfacher PDF-Viewer nicht mehr für den Rechnungsempfang – es müssen Schnittstellen und Software-Lösungen vorhanden sein, die strukturierte Daten verarbeiten können.
Wer Rechnungen elektronisch stellt oder empfängt, sollte sich frühzeitig mit der Auswahl der richtigen Software beschäftigen. Auch die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen, das bedeutet: Die originale elektronische Rechnung ist unverändert und revisionssicher aufzubewahren, zehn Jahre lang.
Anforderungen an den Empfang und Versand von E-Rechnungen
Der Empfang einer E-Rechnung erfordert zunächst ein System, das die strukturierten Rechnungsdaten verarbeiten, anzeigen und archivieren kann. Hierzu sind gängige Buchhaltungsprogramme und spezielle E-Rechnungs-Viewer geeignet. Die reine Bereitstellung im E-Mail-Postfach genügt formell, wirklich praktisch wird die Arbeit jedoch erst mit einem System zur automatischen Verbuchung.
Für den Versand müssen Lösungen eingesetzt werden, die die Daten im vorgeschriebenen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgeben können. In der Praxis bieten viele Buchhaltungs- und Faktura-Anbieter bereits entsprechende Exportmöglichkeiten an. IT-Abteilungen sind gefordert, Schnittstellen zwischen Auftragsverwaltung, Warenwirtschaft und Buchhaltung zu prüfen und ggf. zu überarbeiten.
Sicherheit und GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen
Jede Rechnung muss über zehn Jahre unverändert, lesbar und zugriffsbereit aufgehoben werden – das verlangt nicht nur das Handelsrecht, sondern vor allem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Für E-Rechnungen reichen reine Dateispeicherplätze wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive nicht aus, es wird ein revisionssicheres Archiv benötigt.
Die Integrität und Unveränderbarkeit der Rechnungen müssen gewährleistet sein. Jede Änderung oder jedes Löschen ist zu dokumentieren. Eine archivierte E-Rechnung muss sowohl im Ursprungsformat als auch im menschenlesbaren Format jederzeit verfügbar sein. Spezielle Archivlösungen bieten Zusatzfunktionen wie Zugriffsprotokollierung und automatische Datensicherung.
Folgen, Bußgelder und Best Practices zur E-Rechnungspflicht
Eine verspätete oder fehlerhafte Umstellung bringt Risiken mit sich: Akzeptiert das Finanzamt eine nicht regelkonforme Rechnung nicht, drohen Nachteile beim Vorsteuerabzug und Bußgelder. Geschäftsbeziehungen können leiden, wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, seine Rechnungen korrekt auszustellen oder empfangene E-Rechnungen zu verbuchen.
Gleichzeitig eröffnet eine frühzeitige und konsequente Umsetzung der E-Rechnungspflicht die Chance, Buchhaltungs- und Rechnungswesen zu verschlanken und automatisieren. Unternehmen, die sich rechtzeitig vorbereiten, profitieren von weniger Fehlern, transparenteren Abläufen und reibungsloser Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
Konsequenzen bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht
Werden die gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten, kann das zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs, zu Steuernachforderungen oder Bußgeldern führen. Fehlende oder fehlerhafte E-Rechnungen gelten steuerlich als nicht ordnungsgemäß, was zusätzliche Kosten verursacht. Weiterhin riskieren Unternehmen Mahnverfahren und Zahlungsausfälle, wenn Kunden die unzulässige Rechnung nicht akzeptieren.
Besonders brisant: Bereits ab 2025 ist jeder Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wer dem nicht nachkommt, kann keine Vorsteuer geltend machen und verliert möglicherweise Aufträge. Prüfen Sie unbedingt Ihre Prozesse, damit Sie keine Fristen verpassen.
Tipps für die rechtzeitige Vorbereitung auf die E-Rechnung ab 2025
- Überprüfen Sie, ob Sie bereits E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Wählen Sie eine geeignete E-Rechnung Software für Erstellung, Versand und Archivierung aus.
- Schulen Sie Ihr Team und erstellen Sie interne Workflows für den Umgang mit E-Rechnungen.
- Kommunizieren Sie frühzeitig mit Geschäftspartnern, um die technischen Voraussetzungen zu klären.
- Richten Sie die GoBD-konforme Archivierung ein und prüfen Sie Ihre Verfahren regelmäßig.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist keine rein technische Angelegenheit. Eine sorgfältige Planung und die fortlaufende Anpassung Ihrer Prozesse sind der Schlüssel, damit Ihr Unternehmen ab 2025 steuer- und zukunftssicher aufgestellt ist.