E-Rechnung schreiben: Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung

Seit 2025 ist es für Unternehmen in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben, E-Rechnungen elektronisch empfangen und versenden zu können. Die E-Rechnung sorgt für eine schnellere Bearbeitung, weniger Fehlerquellen und eine nachhaltigere, papierlose Verwaltung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie problemlos eine rechtskonforme E-Rechnung erstellen können – ganz konkret und praxisnah mit der Cloud-Buchhaltungssoftware belegFuchs. Die kostenlose Testphase von 14 Tagen gibt Ihnen ausreichend Gelegenheit, alle Funktionen risikofrei kennenzulernen und direkt nach Anleitung zu starten.

Schritt 1: Registrierung und Zugang zur Software

Der erste Schritt besteht darin, sich bei der gewählten Software anzumelden. Bei belegFuchs ist dies unkompliziert: Registrieren Sie sich mit Ihren Unternehmensdaten und erhalten Sie sofortigen Zugriff auf Ihr persönliches Dashboard.

Im Dashboard finden Sie den Menüpunkt „Rechnungen“ – hier gelangen Sie zum Bereich, in dem Sie Ihre Rechnungen verwalten, erstellen oder bearbeiten können. Um eine neue Rechnung anzulegen, klicken Sie einfach auf „Rechnung erstellen“.

BelegFuchs Dashboard – Hier starten Sie Ihre E-Rechnungserstellung

Schritt 2: Kunden- und Rechnungsdaten anlegen

Im nächsten Schritt müssen Sie den Empfänger der Rechnung hinterlegen. Falls Ihr Kunde noch nicht in der Datenbank gespeichert ist, können Sie ihn direkt in der Rechnungserstellungsmaske hinzufügen: Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol im Feld „Kunde“ und geben Sie alle notwendigen Kundeninformationen ein. Dazu gehören:

• Firmenname oder Name des Kunden
• Vollständige Adresse
• Gültige E-Mail-Adresse

Schritt 3: Erstellung der E-Rechnung aktivieren und ausfüllen

Um aus einer normalen Rechnung eine rechtssichere E-Rechnung zu machen, müssen Sie die E-Rechnungsfunktion aktivieren. In belegFuchs geschieht dies durch die Auswahl der Option „XRechnung“ in der Rechnungserstellungsmaske. XRechnung ist das in Deutschland und Europa standardisierte Format für elektronische Rechnungen gemäß EU-Richtlinie.

Mit der Aktivierung erscheinen weitere spezifische Felder, die wichtig sind, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen:

• Käufer-Referenz: Eine eindeutige Kennung oder Bestellnummer, die der Rechnungsempfänger für eine schnelle Zuordnung verwendet.
• Zahlungsmittel: Hier geben Sie an, über welchen Weg die Zahlung erfolgen soll (z.B. Überweisung, Lastschrift).

Beide Angaben sind verpflichtend für E-Rechnungen und garantieren eine reibungslose Verarbeitung.

E-Rechnungserstellung in belegFuchs mit Pflichtfeldern für XRechnung

Ansonsten gestaltet sich die Eingabe der Rechnungspositionen wie bei einer klassischen Rechnung: Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Rabatte und Steuersätze können ebenso erfasst werden. Achten Sie darauf, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind, da diese später im elektronischen Format exportiert und verarbeitet werden.

Schritt 4: Prüfung, Speicherung und Versand der E-Rechnung

Haben Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt, empfiehlt es sich, die Rechnung zuerst als Entwurf zu speichern und noch einmal alle Daten zu prüfen. Fehler bei E-Rechnungen führen häufig zu Verzögerungen bei der Zahlung oder Abweisung durch den Empfänger.

Sobald Sie sicher sind, dass alle Informationen stimmen, können Sie die E-Rechnung festschreiben. belegFuchs bietet Ihnen die Möglichkeit, die Rechnung sowohl im gängigen PDF-Format als auch im standardisierten XML-Format (XRechnung) zu exportieren.

Der Versand erfolgt in der Regel per E-Mail oder über den vom Empfänger geforderten Übertragungsweg (z.B. ein zentrales Rechnungseingangsportal der öffentlichen Hand).

Für einen ersten Eindruck, wie eine fertige XRechnung aussehen kann, finden Sie hier ein XRechnung Beispiel.

Zusammenfassung

Das Schreiben einer E-Rechnung ist heutzutage mit der richtigen Software kein Hindernis mehr. In diesem Leitfaden haben wir Ihnen vorgestellt, wie Sie mit belegFuchs Schritt für Schritt eine rechtskonforme E-Rechnung erstellen. Wichtig ist, dass Sie alle Pflichtangaben sorgfältig erfassen und die vorgeschriebenen Formate beachten. Die Investition in eine zuverlässige Buchhaltungssoftware zahlt sich durch Zeitersparnis, Rechtssicherheit und bessere Nachverfolgbarkeit langfristig aus.

Starten Sie jetzt mit belegFuchs kostenlos in Ihre digitale Rechnungswelt und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach die E-Rechnungserstellung sein kann!